使用指南
問題: 如何使用透過outlook收發郵件
POP3 制式
(以下教學, 適合 Microsoft outlook
2016 / outlook 2019 / outlook 365 / 及往後 的outlook版本)
l 必讀
必讀1) 必須先 開立電郵帳戶後, 方可用以下方法, 收發電郵 (如何開立電郵帳戶? 法見電郵使用指南/幫助 )
l 如何選擇 “IMAP” VS “POP3”制式? :
Ø IMAP制式
vs POP3制式: IMAP制式是連上雲端(server)看郵件 (並不下載到手機) 相反, POP3制式, 是下載郵件到手機.
Ø IMAP及 POP3應用: 一般做法, 會在電腦設立pop3制式, 並再同時在手機設立IMAP制式 (因電腦的硬碟空間一般較大, 可用作下載郵件 (作備份/釋放空間), 而手機, 一般是間中外出時才用)
Ø IMAP好處: 不佔用手機的儲存空間.
Ø IMAP缺點:不下載郵件到您的雷腦或手機硬碟, 不會釋放出儲存空間 (須自行定時清理無用電郵並再清空垃圾桶 或 付費升級容量) (每個電郵帳戶只免費電郵500MB容量)
Ø IMAP 注意: 如在刪除該郵件 =刪除雲端郵件(該郵件等於完全被刪除).
Ø POP3好處: 全自動收登郵件 (不須登入) (選用POP3 或
IMAP制式皆能) .
Ø POP3好處:有選項能下載郵件到您的雷腦或手機硬碟 (只限選用POP3制式時), 自動釋放出儲存空間, 啓用方法, 見本教學 “Part B) 如何自動釋放云端空間設置”.
l 如何選擇 “IMAP / POP3制式” VS “Webmail 平台”:
Ø “IMAP / POP3制式”: = 經郵件工具. E.g office outlook/手機內置Mail App.. (不同電腦或手機, 不同設置方法,
操作方法見電郵使用指南/幫助)
Ø “IMAP / POP3制式”缺點: 首次須做一次安裝及設置.
Ø “IMAP / POP3制式 優點:
n (1) 全自動收登郵件 (不須登入) (選用POP3 或
IMAP制式皆能)
n (2) 儲存空間: 有選項能下載郵件到您的雷腦或手機硬碟 (只限選用POP3制式時), 自動釋放出儲存空間, 啓用方法, 見本教學 “Part B) 如何自動釋放云端空間設置”.
Ø
“Webmail
平台”缺點:
n
(1) 每次登入: 每次也要輸入username/ password登入
n (2) 亂碼: 如對方使用了 “舊式編碼” e.g
big5 , Webamil看有機會亂碼(這時, 您只須right-click
, 並選回跟它一樣的舊式big5編碼便可看到
n (3) 儲存空間: 不能下載郵件到您的雷腦或手機硬碟, 不會釋放出儲存空間 (須自行定時清理無用電郵並再清空垃圾桶 或 付費升級容量) (每個電郵帳戶只免費電郵500MB容量)
Ø “Webmail 平台”優點:: 即登入, 即睇,
不用安裝或設置
Ø “Webmail 平台”操作方: 法見電郵使用指南/幫助
Part A) 如何加入電郵帳號到outlook (必須先看完以上必讀後, 才看以下教學):
必讀: 請小心跟足以下教學, 一步步做. (任何一步不跟足, 都會出error)
1.
打開Outlook 應用程式
2.
點選左上角的 “檔案”
(“FILE”)
3.
點選 “新增帳戶” (“Add Account”)
4. 輸入整個電郵
e.g xxx@yourdomain.com
5.
6.
選擇 POP
(註: POP :電郵下載至你的電腦裡，適合固定地方用戶，e.g. office user)
|
7. 輸入以下資料: Ø
incoming
mail server(內送伺服器) : (請輸伺服器名稱*) Ø
Outgoing
mail server (外寄伺服器) : (請輸伺服器名稱*) 解說: *伺服器名稱 1) = 您的域名, 前面加 “mail.” 2) e.g 如您的域名是 yourdomain.com , 請輸入 mail.yourdomain.com 3) 亦可參考 “生效” 當天, 曾發給您的 <服務生效通知> 電郵 . |
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8. Outgoing mail Port 改為 9025 (其他空格, 千萬不要勾選) |
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9. 按下 ” Connect ” “連線” 選擇性 : Message delivery: 如您不建立全新的資料檔, 而要原用舊有的資料檔, 才勾選 “use an existing data file” |
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10. User Name 使用者名稱: (輸入整個電郵!) (e.g xxx@yourdomain.com )
(如忘記,
請重設密碼,
詳情見電郵使用指南/幫助 內的 “B3.密碼 - 個別 『電郵帳號』”) 勾 |
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11. 選 “Save password in your password list 記住密碼” Click “OK 確定” |
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Part B) 自動釋放云端空間設置
(建議啓用, 否則, 您須自行定期e.g每半年, 入云端 (透過webmail / 以outlook imap)刪除無用的郵件, 以release你電郵的容量空間):
1.
如想office outlook
收下后，自動删除服务器(云端)上的email , 請確保勾選“在此後從服務器刪除: 14天”(如下圖):
2.
點選左上角的 “檔案” / “FILE”
3.
账户设置
4.
點選账户, 点击“更改
5. 確保有勾選 以下2格:
“
在此後從服務器刪除: 14天” (您可按自己喜好, 輸入天數 e.g 90天)
(這個天數代表: 你一旦下載到你電腦 (用outlook pop3 就是下載到你電腦), 在伺服器內的電郵 (
webmail or imap都是連去內的電郵), x天後都會自動delete, 以release你電郵的容量空間)
6.
“下一步”按钮
7. 完成
Part c) 如不成功, 必須 回覆本電郵, 並提供完整printscreen* , 否則, 將不獲處理 (*完整printscreen 指: 包括1) error message畫面 + 2)上述每一個畫面的printscreen)